カンファレンスとは

「カンファレンス（Conference）」とは、英語で「会議」や「協議会」を意味し、大きな規模で行われる会議のことです。カンファレンスの内容は多岐にわたり、医療・介護、政治、学術、社会活動など、様々な分野で開催されています。

カンファレンスとミーティングの違い

カンファレンスとミーティングの違いは、その目的と規模にあります。カンファレンスは広範な参加者を対象とした外部向けのイベントであり、参加者は数千人規模になることもあるでしょう。一方、ミーティングは関係者だけが集まる比較的小規模な会議で、参加者の数は限られています。

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ビジネスカンファレンスとは

ビジネスカンファレンスとは、ビジネス分野におけるカンファレンスのことで、設定されたテーマに興味を持つ人々が参加します。参加者は有料または無料で参加し、100人以上の規模で開催されることが多いでしょう。イベントの内容は多岐にわたり、専門家による講演やパネルディスカッションだけでなく、参加者同士の情報交換やワークショップなどが行われることもあります。

ビジネスカンファレンスの種類

01

講演会

講演会は、参加者が専門家の講演を聞くためのイベントです。テーマに沿った専門家や業界のリーダーが登壇し、業界のトレンドや最新情報などについて話をします。参加者は新たな知識やノウハウを得ることができるでしょう。

02

パネルディスカッション

パネルディスカッションは、特定のテーマについて複数の専門家が議論を交わす形式のカンファレンスです。専門家たちが異なる視点から意見を交換し、参加者はその議論を聞くことができます。講演会の後にパネルディスカッションが行われることも多いでしょう。

03

ワークショップ

ワークショップは、テーマに関連した具体的なスキルやテクニックを実践できる、体験型のカンファレンスです。講演会やパネルディスカッションの後に行われることが多く、参加者が得た知識を実際に試す機会となります。

04

展示会など

展示会は、テーマに関連する企業が自社製品やサービスを展示し、参加者に直接紹介する形式のカンファレンスです。特に技術系など専門性の高い分野では、最新技術の解説が行われることもあります。参加企業が増えるほど規模は大きくなり、参加者の満足度も上がるでしょう。

ビジネスカンファレンスの目的

企業がビジネスカンファレンスを開催する主な目的には、以下のようなものがあります。

リード獲得

カンファレンスの主要な目的は、見込み顧客を獲得することです。自社の製品やサービスに関連するテーマでイベントを実施することで、認知度を高め、多くの潜在顧客にアプローチすることができます。

ブランディング

カンファレンス開催は、ブランディングに有効な手段です。企業名や商品名の知名度を向上させ、テーマを価値のあるものにすることで、社会的な信頼性や企業イメージを高めることができます。

知見の獲得と蓄積

専門家の講演やパネルディスカッションを通じて、有益な情報や知見を得ることができます。また、イベントの内容を記録して再利用することで、企業の知識資産として長期的に活用が可能です。

既存顧客とのエンゲージメント強化

カンファレンスにおいて、既存顧客との関係を深め、信頼感を高めることは重要な要素のひとつです。直接の対話や情報共有を通じて、顧客のニーズを理解し、より良いサービス提供を目指します。

ビジネスカンファレンスのメリット・デメリット

ビジネスカンファレンスを開催することで得られる、メリット・デメリットをご紹介します。

ビジネスカンファレンスのメリット

集客と売上の向上

カンファレンスを実施することで、特定のテーマに関心を持つ潜在顧客を効果的に引き寄せることができます。それにより、中長期的な売上の拡大が期待できるでしょう。多くの参加者が興味を示すテーマに基づいたイベントは、ブランドの認知度向上にも貢献します。

顧客ロイヤリティの強化

既存の顧客に対して有益な情報や貴重な体験を提供することで、顧客の忠誠心（顧客ロイヤリティ）を高めることができます。カンファレンスの実施により顧客との関係を深め、ブランドへの信頼を高める良い機会となるでしょう。

社員のモチベーション向上

カンファレンスの開催により、社員は企業の社会的な意義や影響力を再認識することができ、モチベーションを向上させる要因となります。カンファレンスの成功は、企業全体にとっての士気向上にもつながるでしょう。

ビジネスカンファレンスのデメリット

売上が増加する保証はない

カンファレンスを開催しても、その結果として直ちに売上が増加する保証はありません。ただし、スポンサーシップや出展者を募ることで、収益化できる可能性はあります。

コストがかかる

カンファレンスの開催には、広告費や登壇者への謝礼、会場費などがかかり、全体的な費用はかなりの額になりますが、テレビCMなど他の広告手段に比べれば比較的低予算で実施できます。

リソースが必要

カンファレンスの準備には、通常業務に加えて追加の作業が発生するため、社員にとっては負担が大きいものです。しかしカンファレンスの開催には、十分なリソースの確保が求められます。

ビジネスカンファレンスの開催方法

ビジネスカンファレンスの開催方法は３つあります。従来のリアル（オフライン）での開催と、インターネットを通じたオンライン開催、そしてその２つをかけ合わせたハイブリッド開催です。

01

リアル（オフライン）開催

オンラインのみでの販売など、常設店を設置していないブランドや企業にとって、ポップアップストアは顧客と対面でコミュニケーションを取れるまたとない機会です。直接会話することで、商品の改善や今後の商品開発などに活かせるフィードバックを得ることができます。

02

オンライン開催

オンライン開催は、司会者や登壇者だけを会場に集め、他の参加者はインターネットを通じて参加する形式です。人数制限がなく、世界中どこからでもアクセス可能な点がメリットですが、画面が単調になりやすく、双方向性を持たせるのが難しい場合もあります。

03

ハイブリッド開催

リアルとオンラインの要素を組み合わせた形式が、ハイブリッド開催です。リアルの会場には司会者や登壇者、一部の参加者を集め、その様子をオンラインで配信します。この形式は、双方向性や熱気は維持しつつ、オンラインで多くの参加者を得ることができるのが特徴です。しかし、両方を同時に行うための準備には手間がかかるでしょう。

ビジネスカンファレンス開催の流れ

ビジネスカンファレンスを開催するための流れをご紹介します。

まずは、カンファレンスを開催する目的を明確にしましょう。「何のためにカンファレンスを開催するのか」「何を達成することがゴールなのか」を決めます。

開催日時・開催方法（リアル・オンライン・ハイブリッド）・規模（参加予定人数）を決定したら、カンファレンスの骨組みとなるテーマや議題などの内容を確定させます。 ※リアル開催の場合は、会場が数カ月先まで予約で埋まっている場合もあるので、なるべく早めに押さえるようにしましょう。

決定した開催方法に合わせて、機材の準備を進めます。プロジェクター、音響設備、マイク付き演台、テーブルや椅子、インターネット回線など、開催に必要な機材と環境を整えておきましょう。

決定したテーマに沿って、プログラムの詳細を詰めていきます。業界の最新動向を盛り込んだり、知名度のある著名人に登壇してもらったり、多くの関係者が興味関心のありそうな内容を盛り込んでいきましょう。

広告費や会場費などの開催にかかるコストを算出したうえで、全体の収支計画を立てましょう。カンファレンスを有料にするのであれば、参加人数がそのまま収支に影響するため、目標参加人数を明確にしておきます。

広告費の予算内で、カンファレンスを告知するためのクリエイティブの制作を進めていきましょう。ターゲット層にリーチしやすい広告媒体の選定をしつつ、ビジュアルを決定していきます。

カンファレンス成功のために重要なのが集客です。目標参加人数を確保することはもちろん、潜在層にも届くように集客のプランを立てていきます。＜主な集客方法＞・ウェブ広告配信・SNSでの発信・プレスリリース配信・ダイレクトメール（郵送、電子メール、FAX など）・イベント告知サイト・既存顧客への案内　など開催直前には参加予定者にリマインド通知を行ったり、事前に入場券を配布したり、参加予定者のキャンセルや不参加を防止する工夫をしましょう。

ビジネスカンファレンスの開催後は、その効果を最大限に高めるための対応を行います。＜開催後にすべきこと＞・お礼メールを送信する：開催当日か翌日には、参加者にお礼メールを送信しましょう。・不参加者にはアーカイブを送信：当日参加できなかった方には、アーカイブ映像や音声を送ります。・報告リリースを配信：参加者の感想などを盛り込んだ、カンファレンス実施の報告リリースを配信しましょう。・カンファレンスのコンテンツを活用：講演のハイライト動画を制作したり、ウェビナーコンテンツとしてオンデマンド配信をしたりするなど、カンファレンスのコンテンツを再利用していきます。